Bienvenue dans notre politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Déclaration de confidentialité de Vianen Flowerexport B.V.

Vianen Flowerexport B.V. attache une grande importance à la gestion correcte des données personnelles. Nous sommes conscients de la législation sur la protection de la vie privée. Dans cette déclaration de confidentialité, nous expliquons comment nous traitons vos données personnelles. Cette déclaration de confidentialité s’applique aux visiteurs de notre site web, aux utilisateurs de notre application ainsi qu’à tous nos clients et partenaires. Elle ne s’applique donc pas aux candidats, employés et intérimaires.

Nos coordonnées

Vianen Flowerexport B.V. est considérée comme le responsable du traitement, tel que défini dans le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), pour le traitement de vos données personnelles. Nous sommes disponibles pour vous contacter aux coordonnées ci-dessous :

WQuelles données personnelles traitons-nous ?

Nous veillons à ce que les commerçants en fleurs de plus de quarante pays aient presque quotidiennement accès à des fleurs fraîches, des fleurs séchées, de la décoration et des articles de fleuristerie. Nous livrons les produits avec des camions (propres), mais des avions et des trains sont également utilisés si nécessaire. En tant que bras droit des commerçants en fleurs, nous réfléchissons ensemble. Nous les conseillons et partageons les tendances. Dans ce cadre, nous utilisons notamment un site Web et une boutique en ligne. Afin de garantir le bon déroulement de nos services, il est nécessaire que nous collectons et stockions des données personnelles. Dans ce cas, il s’agit des catégories de données personnelles suivantes :

• Données telles que les prénoms et noms de famille des (personnes de contact chez) nos clients et relations ;
• Noms d’entreprises lorsqu’ils sont dérivés du nom d’une personne physique ;
• Coordonnées telles que : adresse personnelle, numéros de téléphone, adresses e-mail ;
• Sexe et fonctions ;
• Contenu de la correspondance ;
• Numéros d’immatriculation à la Chambre de Commerce pour une entreprise individuelle ou une société de personnes ;
• Informations de crédit ;
• Données et historique de paiement ;
• Noms d’utilisateur et mots de passe ;
• Images prises par les caméras installées autour et à l’intérieur de nos locaux ;
• Autres données personnelles qui nous sont fournies activement.

Parfois, l’une ou plusieurs de ces données sont nécessaires pour conclure ou exécuter un contrat avec nous. Dans ce cas, il est nécessaire que vous nous fournissiez ces données personnelles. Si vous ne le faites pas, nous ne pourrons pas garantir l’exécution correcte du contrat. Si le traitement de données personnelles spécifiques est légalement obligatoire, nous vous en informerons. Cela inclut également les conséquences possibles si vous choisissez de ne pas nous fournir ces données personnelles.

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ?

Nous collectons et traitons des données personnelles pour différentes raisons. Nous utilisons les données personnelles que nous avons reçues de votre part, mais nous pouvons également obtenir des données personnelles provenant d’autres sources. Par exemple, si nous utilisons le cadastre, le registre du commerce ou d’autres sources publiques, ou si nous choisissons de faire appel à un bureau d’information commerciale. Nous traitons des données personnelles pour les fins suivantes :

• Contact client général Nous utilisons les données pour (i) fournir les informations que vous avez demandées, (ii) vous contacter concernant l’exécution du contrat que nous avons conclu avec vous, (iii) traiter les questions et/ou plaintes et (iv) vous envoyer des invitations ou vous attirer l’attention sur des événements spéciaux que nous organisons.
• Exécution du contrat Afin d’exécuter les contrats conclus avec nous. Cela inclut non seulement la fourniture de services et/ou de produits, mais aussi pour la livraison de nos services et/ou produits et la fourniture de conseils sur nos services et produits, ainsi que le partage des tendances avec vous. Vous pouvez dans ce cadre vous connecter à notre site Web et/ou utiliser notre boutique en ligne, qui peut également être utilisée via une application.
• Marketing direct Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour envoyer des offres commerciales, des newsletters, des enquêtes d’informations par e-mail, messages texte, appels téléphoniques et/ou par la poste.
• Gestion des créances Nous traitons des données personnelles, entre autres, pour (i) l’envoi de factures, rappels et mises en demeure pour recouvrer des créances ; (ii) effectuer un appel téléphonique pour vous rappeler une créance impayée ; et (iii) effectuer ou coordonner une procédure de recouvrement judiciaire dans les cas où cela est nécessaire.
• Analyses de risques Nous pouvons, dans certains cas, évaluer la solvabilité (par l’intermédiaire de tiers).
• Fraude Nous utilisons les données personnelles pour enquêter sur, prévenir et contrer la fraude.
• Obligation légale Pour transmettre des informations vous concernant à des tiers lorsque nous y sommes tenus en vertu de la législation.
• Sécurité des entreprises Des images sont prises à l’intérieur et à l’extérieur de nos locaux pour sécuriser nos biens.
• Enquêtes de satisfaction client Dans certains cas, nous vous demanderons de participer à une enquête de satisfaction client. La participation est entièrement volontaire. Si vous participez à une enquête de satisfaction client, nous traiterons les informations que vous fournissez.
• Défense contre des réclamations juridiques Nous pouvons traiter vos données personnelles pour nous défendre contre d’éventuelles réclamations juridiques.
• Développement et continuité des entreprises Nous faisons tout notre possible pour gérer une entreprise saine et rentable. À cet égard, il peut être nécessaire de traiter des données personnelles concernant des relations ou des tiers.

Sur quelle base traitons-nous vos données personnelles ?

Nous traitons vos données personnelles lorsque nous y sommes légalement obligés et lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat que nous avons conclu avec vous afin de vous fournir nos services et de livrer des produits. Il se peut aussi que nous traitions vos données personnelles pour la défense d’un intérêt légitime. Un intérêt légitime est généralement d’ordre juridique, financier ou commercial. Nous avons un intérêt légitime à traiter vos données personnelles dans les situations suivantes :

• Pour nous défendre en cas de réclamations juridiques ;
• Pour le contact client général, pour répondre aux questions et traiter les plaintes ;
• Lors de la réalisation d’analyses de risques pour déterminer la solvabilité d’un commerçant en fleurs ;
• Pour pouvoir mener à bien nos activités commerciales ;
• Pour attirer l’attention d’un commerçant en fleurs sur des événements ;
• Pour sécuriser nos biens ;
• Pour prévenir et/ou détecter la fraude.

Si vous avez donné votre consentement pour traiter vos données personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Ce retrait ne remet pas en cause la légalité du traitement basé sur le consentement avant son retrait.

Partage des données personnelles avec des tiers

Dans certains cas, nous partageons vos données personnelles avec des tiers. L’envoi de données personnelles à des tiers ne se fait que pour les objectifs et bases légales mentionnés dans cette déclaration de confidentialité. Dans les cas suivants, nous pouvons transmettre vos données personnelles aux catégories de tiers suivantes :

• Lorsque cela est nécessaire pour l’exécution du contrat ou pour défendre nos intérêts. Nous faisons appel à divers conseillers, avons une assurance, travaillons avec un tiers pour le traitement des paiements et pouvons transmettre vos données personnelles à des tiers pour nous aider à recouvrer une créance ou à nous défendre contre des réclamations juridiques. Nous pouvons également faire appel à des fournisseurs, des agences de traduction et des agences de transport ou autres organisations de transport ;
• Nous pouvons fournir vos données personnelles à un bureau ou à une agence pour vérifier la solvabilité de votre organisation ;
• Il est possible que nos fournisseurs de services informatiques aient accès à vos données personnelles lorsqu’ils nous aident à maintenir nos systèmes ;
• Les parties qui gèrent et hébergent notre stockage de données externe et/ou d’autres applications pour nous. Pensez à l’application que vous pouvez utiliser pour acheter nos produits ;
• Pour détruire vos données personnelles de manière sûre, nous pouvons faire appel à une entreprise spécialisée dans la destruction de données.

Dans d’autres cas, nous ne transmettons vos données personnelles à des tiers qu’avec votre consentement préalable, lorsque cela est nécessaire pour la défense de nos intérêts ou lorsque nous y sommes tenus en vertu de la législation.

Lorsque nous transmettons vos données personnelles à un tiers, ce tiers est responsable du respect de la législation sur la protection des données. Si un tiers traite vos données personnelles pour notre compte en tant que processeur de données, nous concluons avec ce tiers un contrat de traitement des données conforme aux exigences légales.

Nous ne transmettons pas vos données personnelles à un pays tiers ou à une organisation internationale.

Sécurisation des données personnelles

Nous prenons des mesures de sécurité appropriées pour éviter les abus, la perte, l’accès non autorisé, la divulgation non souhaitée et la modification non autorisée de vos données personnelles. Par exemple, nous nous assurons que seules les personnes nécessaires ont accès à vos données personnelles, que l’accès à vos données personnelles est protégé, que notre site Web est sécurisé par des techniques de sécurité de l’information et que nous contrôlons régulièrement nos mesures de sécurité. Si vous pensez que vos données personnelles ne sont pas suffisamment sécurisées ou s’il y a des signes d’abus, n’hésitez pas à nous contacter via info@vianenflowers.com.

Durée de conservation

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire pour atteindre les objectifs mentionnés dans cette déclaration ou pour respecter la législation.

Pour la plupart des données personnelles, cela signifie que nous ne les conservons pas plus longtemps que nécessaire pour l’exécution du contrat et le règlement d’éventuels litiges découlant d’un contrat. Cependant, certaines données personnelles doivent être conservées plus longtemps en vertu de la législation. Par exemple, la loi exige que nous conservions notre administration financière, dans laquelle vos données personnelles peuvent apparaître, pendant sept ans. Les images prises par nos caméras de sécurité sont conservées pendant un mois.

De plus, nous conservons vos données personnelles pour le marketing direct jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement et/ou que vous vous opposiez à ce traitement.

Vos droits

Si nous traitons vos données personnelles, vous avez différents droits. Cela inclut le droit :

• à l’information ;
• de consulter, corriger ou supprimer vos données personnelles ;
• de rectification ;
• de suppression de certaines données, c’est-à-dire le droit à l’effacement des données ;
• à la limitation du traitement ;
• de vous opposer au traitement ;
• à la portabilité des données, c’est-à-dire le droit de soumettre une demande pour recevoir les données personnelles que nous traitons vous concernant sous un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de les transférer à une organisation que vous désignez ;
• à une révision humaine des décisions, c’est-à-dire le droit de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée.

Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, vous pouvez soumettre une demande via info@vianenflowers.com. Afin d’éviter tout abus, nous pouvons vous demander de vous identifier avant de traiter votre demande. Nous répondrons à votre demande dès que possible, mais en tout cas dans un délai d’un mois. Si vous avez une plainte concernant le traitement de vos données personnelles, nous serons bien entendu heureux de vous aider. Si malgré cela vous ne parvenez pas à résoudre le problème avec nous, nous vous informons que vous avez la possibilité de déposer une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données. Vous pouvez le faire ici.

Prise de décision automatisée

Il n’y a pas de prise de décision automatisée.

Modifications de la politique de confidentialité

Cette déclaration de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois le 2 août 2024. Nous nous réservons le droit de modifier ou d’adapter cette déclaration de confidentialité de manière unilatérale. Nous vous demandons de consulter régulièrement cette déclaration de confidentialité afin de rester informé. En cas de modification substantielle de cette déclaration de confidentialité, une notification claire en sera faite sur notre site web.