Privacyverklaring Vianen Flowerexport B.V.

Vianen Flowerexport B.V. vindt het belangrijk dat er op de juiste manier met persoonsgegevens wordt omgaan. We zijn ons bewust van de privacywetgeving. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. Deze privacyverklaring geldt voor de bezoekers van onze website, de gebruikers van onze app en al onze klanten en relaties. Hij geldt dus nadrukkelijk niet voor sollicitanten, medewerkers en uitzendkrachten.

Onze contactgegevens

Vianen Flowerexport B.V. wordt aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke, zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Wij zijn via onderstaande contactgegevens bereikbaar voor u:

Telefonisch	+31 (0)71 409 09 00
E-mail	info@vianenflowers.com
Post	Laan van Verhof 46 2231 BZ Rijnsburg

 

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Wij zorgen ervoor dat bloemenhandelaren uit meer dan veertig landen bijna dagelijks over verse bloemen, droogbloemen, decoratie en bloemisterijartikelen beschikken. We leveren de producten met (eigen) vrachtwagens, maar ook vliegtuigen en treinen worden waar nodig ingezet. Als rechterhand van de bloemenhandelaren denken wij mee. Wij adviseren hen en delen trends. Wij maken in dit kader onder andere gebruik van een website en webshop. Om onze dienstverlening goed te kunnen laten verlopen, is het nodig dat wij persoonsgegevens verzamelen en opslaan. Het gaat in dit geval om de volgende categorieën persoonsgegevens:

1. Gegevens zoals voor- en achternamen van (contactpersonen van) onze klanten en relaties;
2. Bedrijfsnamen als ze zijn afgeleid van de naam van een natuurlijk persoon;
3. Contactgegevens zoals: thuisadresgegevens, telefoonnummers, e-mailadressen;
4. Geslacht en functies;- Inhoud correspondentie;
5. KvK-nummers van een eenmanszaak of vof;
6. Kredietinformatie;
7. Betalingsgegevens- en geschiedenis;
8. Gebruikersnamen en wachtwoorden;
9. Beelden gemaakt door de camera’s die hangen rondom en in ons pand;
10. Overige persoonsgegevens die actief aan ons verstrekt worden.

Soms zijn een of meerdere van deze gegevens nodig voor het sluiten of het uitvoeren van een overeenkomst met ons. In dat geval is nodig dat u deze persoonsgegevens aan ons verstrekt. Doet u dat niet, dan kunnen wij een goede uitvoering van de overeenkomst niet garanderen. Als de verwerking van specifieke persoonsgegevens wettelijk verplicht is, informeren wij u daarover. Dit geldt ook voor de mogelijke gevolgen als u ervoor kiest deze persoonsgegevens niet aan ons te verstrekken.

 

Voor welke doeleinden verwerken we uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor verschillende doelen. Wij gebruiken daarbij de persoonsgegevens die wij van u hebben ontvangen, maar kunnen ook persoonsgegevens krijgen uit andere bronnen. Bijvoorbeeld als wij gebruik maken van het Kadaster, het Handelsregister of andere openbare bronnen of wij ervoor kiezen om een handelsinformatiebureau in te schakelen. Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

1. Algemeen klantencontact
   De gegevens gebruiken we voor (i) het verstrekken van de door u opgevraagde informatie, (ii) het contact met u over de uitvoering van de overeenkomst die met ons is gesloten, (iii) de behandeling van vragen en/of klachten en (iv) het versturen van uitnodigingen of het attenderen van u op door ons georganiseerde speciale events.
2. Ter uitvoering van de overeenkomst
   Om de overeenkomsten die met ons zijn of worden gesloten te kunnen uitvoeren. Niet alleen in het kader van het afnemen van diensten en/of producten, maar ook om onze diensten en/of producten te kunnen leveren en/of voor het geven van advies over onze diensten en producten en het delen van de trends met u verwerken wij persoonsgegevens. U kunt in dat kader inloggen op onze website en/of gebruik maken onze webshop, die ook te gebruiken is via een app.
3. Direct marketing
   Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om marktaanbiedingen, nieuwsbrieven, informatie-enquêtes te versturen via e-mail, tekstberichten, telefoongesprekken en/of de post.
4. Het debiteurenbeheer
   Wij verwerken persoonsgegevens onder andere voor het (i) versturen van rekeningen, herinneringen en aanmaningen om vorderingen te incasseren; (ii) het uitvoeren van een telefoongesprek om u te herinneren aan een openstaande vordering; en (iii) het laten uitvoeren dan wel coördineren van een gerechtelijke incassoprocedure in voorkomende gevallen.
5. Risicoanalyses
   Wij kunnen in bepaalde gevallen de kredietwaardigheid (laten) beoordelen.
6. Fraude
   Wij gebruiken persoonsgegevens om fraude te onderzoeken, te voorkomen en tegen te gaan.
7. Wettelijke verplichting
   Om informatie over u te verstrekken aan derden als wij dat verplicht zijn op basis van wet- of regelgeving.
8. Bedrijfsbeveiliging
   Aan de binnen- en buitenzijde van ons pand worden camerabeelden gemaakt. Wij beveiligen daarmee onze eigendommen.
9. Cliënttevredenheidsonderzoeken
   In sommige gevallen vragen wij u mee te werken aan een cliënttevredenheidsonderzoek. Deelname hieraan is geheel vrijwillig. Doet u mee aan een cliënttevredenheidsonderzoek, dan verwerken wij de door u opgegeven informatie.
10. Ter verdediging tegen juridische aanspraken Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken om onszelf te kunnen verdedigen tegen eventuele juridische aanspraken.
11. Bedrijfsontwikkeling en continuïteit
    Wij doen er alles aan om een gezonde, winstgevende onderneming te voeren. In dat kader kan het nodig zijn om persoonsgegevens van relaties of derden te verwerken.

 

Op basis van welke grondslag verwerken we uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens als wij daartoe wettelijk verplicht zijn en als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst om onze diensten te kunnen verlenen en producten te kunnen leveren. Het kan ook voorkomen dat wij uw persoonsgegevens verwerken voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Een gerechtvaardigd belang is over het algemeen juridisch, financieel of zakelijk van aard. Wij hebben onder meer in de volgende situaties een gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens te verwerken:

1. om ons te kunnen verdedigen bij juridische aanspraken;
2. ten behoeve van algemeen klantcontact voor het beantwoorden van vragen en het afhandelen van klachten;
3. bij het uitvoeren van risicoanalyses om de kredietwaardigheid van u als bloemenhandelaar te bepalen;
4. om uitvoering te kunnen geven aan onze bedrijfsactiviteiten;
5. om u als bloemenhandelaar te attenderen op events;
6. om onze bedrijfseigendommen te beveiligen;
7. ter voorkoming en/of opsporing van fraude.

Heeft u toestemming gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens dan geldt dat u het recht heeft de toestemming op ieder moment in te trekken. Deze intrekking staat niet in de weg aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking.

 

Delen van persoonsgegevens met derden

In bepaalde gevallen delen wij uw persoonsgegevens ook met derden. Het doorsturen van persoonsgegevens aan derden, gebeurt alleen voor de in deze privacyverklaring genoemde doelen en grondslagen. In de hierna genoemde gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens aan de hierna genoemde categorieën van derden verstrekken:

1. Als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of om onze belangen te behartigen. Zo maken wij gebruik van diverse adviseurs, zijn wij verzekerd, werken wij met een derde partij voor de afhandeling van betalingen en kunnen wij persoonsgegevens aan derden verstrekken om ons te ondersteunen bij het incasseren van een vordering of het verdedigen tegen juridische aanspraken. Ook kunnen wij gebruik maken van leveranciers, vertaalbureaus en post- en vervoerbureaus of andere transportorganisaties;
2. wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan bijvoorbeeld een bureau of instantie om de kredietwaardigheid van uw organisatie te controleren;
3. het kan zijn dat onze ICT leveranciers toegang krijgen tot uw persoonsgegevens wanneer zij ons helpen om onze systemen draaiende te houden;
4. de partijen die de externe dataopslag voor ons verzorgen en beheren en/of andere applicaties voor ons hosten en beheren. Denk aan de applicatie die u kunt gebruiken om onze producten te kopen;
5. om uw persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze te laten vernietigen, kunnen wij gebruik maken van een datavernietigingsbedrijf.

In andere gevallen, verstrekken wij uw persoonsgegevens alleen aan derden met uw voorafgaande toestemming, in het geval dat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons belang of als wij daartoe verplicht zijn op grond van wet- en/of regelgeving.

Verstrekken wij uw persoonsgegevens aan een derde, dan is deze derde verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving. Verwerkt een derde uw persoonsgegevens voor ons in de hoedanigheid van verwerker, dan sluiten wij met deze derde een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de vereisten zoals volgt uit de wet.

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan een derde land of internationale organisatie.            

 

Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan. Zo zorgen wij er bijvoorbeeld voor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw persoonsgegevens, dat de toegang tot uw persoonsgegevens afgeschermd is, is onze website beveiligd door middel van informatiebeveiligingstechnieken en controleren wij onze veiligheidsmaatregelen regelmatig. Heeft u de indruk dat uw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik, neem dan gerust contact op met ons via info@vianenflowers.com.

 

Bewaartermijn

Wij bewaren de persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de in deze verklaring genoemde doelen te bereiken of om aan de wet- en regeling te kunnen voldoen.

Voor de meeste persoonsgegevens geldt dan ook dat wij die niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en het afhandelen van eventuele geschillen die voortvloeien uit een overeenkomst. Sommige persoonsgegevens moeten echter langer worden bewaard op grond van de wet. Zo geldt op grond van de wet dat wij onze financiële administratie, waarin uw persoonsgegevens voor kunnen komen, zeven jaar moeten bewaren. Voor de beelden die onze beveiligingscamera’s maken geldt dat wij die een maand bewaren.

Daarnaast geldt dat wij uw persoonsgegevens voor direct marketing bewaren totdat u uw toestemming intrekt en/of u bezwaar maakt tegen deze verwerking.

 

Uw rechten

Verwerken wij uw persoonsgegevens, dan heeft u verschillende rechten. Denk aan het recht:

1. op informatie;
2. om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen;
3. op rectificatie;
4. op het wissen van bepaalde gegevens, oftewel het recht op het verwijderen van gegevens;
5. op beperking van de verwerking;
6. om bezwaar te maken tegen de verwerking;
7. op overdraagbaarheid van gegevens oftewel het recht op dataportabiliteit. Dit betekent dat u een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u verwerken in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en/of deze naar een door u genoemde organisatie over te dragen;
8. op een menselijke blik bij besluiten oftewel het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming.

 Wilt u een beroep doen op een van uw rechten dan kunt u een verzoek indienen via info@vianenflowers.com. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u voordat wij uw verzoek behandelen vragen om uzelf te identificeren. We reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen één maand, op uw verzoek. Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan helpen wij u uiteraard graag. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan wijzen wij u erop dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan hier.

 

Geautomatiseerde besluitvorming

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming.

 

Wijzigingen privacybeleid

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 2 augustus 2024. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen of aan te passen. Wij verzoeken u deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u geïnformeerd blijft. Wanneer er sprake is van een wezenlijke wijziging in deze privacyverklaring, volgt daarover een duidelijke kennisgeving op onze website.